Björgvin Víkingsson er forstjóri Ríkiskaupa og hefur gegnt því starfi frá haustmánuðum árið 2020. Vinnustaðurinn hlaut viðurkenninguna Hástökkvari ársins á hátíðinni Stofnun ársins og stökk hann upp um 68 sæti í könnuninni. Björgvin segir að það hafi verið meðvituð ákvörðun alls starfsfólksins að ná árangri í könnuninni Stofnun ársins. Ákveðin var stefnubreyting með starfsfólkinu hjá stofnuninni um að leggja mikla áherslu á umbætur í mannauðsmálum og hafist var handa við að endurskipuleggja stofnunina frá grunni og breyta viðhorfum til þess hvernig starfsfólk og stjórnendur stofnunarinnar sinna sínum verkefnum.
Áhersla er lögð á samvinnu og sjálfstæði í verkefnavinnunni í stefnubreytingunni fyrir stofnunina og aukið frelsi starfsfólksins varðandi viðveru á vinnustaðnum. Einn þáttur í að auka frelsið og sjálfstæðið var að sleppa stimpilklukkunni því stofnunin tekur tillit til mismunandi aðstæðna hjá fólki, sumir þurfa t.d. að sinna börnum og fjölskyldu á þeim tíma sem þeir voru vanir að stimpla sig inn á morgnana, aðrir vilja sinna vinnunni heima hjá sér o.s.frv. Björgvin segir að vinnuskyldan sé ekki aðalatriðið heldur verkefnaskilin, samvinna fólksins og stjórnendanna sem þurfa að hafa þekkingu, hæfileika og skilning á misjöfnum þörfum fólks.
Mjúk nálgun í mannauðsmálum kveikti áhugann
Björgvin er 39 ára og er fæddur á Akureyri en fluttist ungur í Hafnarfjörð þar sem hann býr núna með fjölskyldu sinni. Hann er frjálsíþróttamaður að upplagi þar sem hann keppti um tuttugu ára skeið í íþróttinni hér heima og í útlöndum og hefur það verið honum góður skóli í lífinu. Björgvin er með BS-próf í verkfræði og með meistarapróf í áfangakeðjustjórnun. Hluta af verkfræðináminu tók hann í Sviss en meistaraprófið í Bandaríkjunum þar sem hann fékk sérstakan áhuga á umbótum í mannauðsmálum og rekstri.
„Ég hafði ekki lesið eina einustu bók mér til gamans í náminu fyrr en ég hóf meistaranámið 26 ára gamall. Mér fannst þessi umbótahugsun mjög spennandi hvað varðar stjórnun og stjórnendapælingar almennt. Ég fór á kaf í að fræðast um það sem menn kalla stundum stjórnun 2.0, sem er ekki þetta klassíska stjórnunarmódel sem flestir þekkja, heldur þessi mjúka nálgun á mannauð sem felst frekar í beinni þátttöku stjórnandans í verkefnum og líðan mannauðsins.“
Vinnustaður framtíðarinnar
Þó Björgvin sé titlaður forstjóri segist hann líta á sitt hlutverk að innleiða breytingarvegferð Ríkiskaupa og vera einn af starfshópnum – jafningi. „Ég er hérna því að viljum taka skref fram á við í að skapa vinnustað framtíðarinnar, þá er ég ekki aðeins að tala um verkefnin sem við erum að fást við, heldur vinnuaðstæður, móral á vinnustaðnum, líðan fólksins og þátttökustjórnun. Mitt verkefni er að leiða það verkefni áfram en það er starfsfólkinu hérna að þakka fremur en mér einum að við komust þangað,“ útskýrir hann.
Björgvin og samstarfsfólk hans lögðu línurnar um að vinnustaðurinn yrði vinnustaður framtíðarinnar þegar hann hóf störf og eitt af markmiðunum sem þau settu sér var að stofnunin næði langt í könnuninni Stofnun ársins. „Það var eitt af útgefnum markmiðum okkar að verða Stofnun ársins og Hástökkvari ársins er frábært skref í áttina að því, og þessi viðurkenning sýnir okkur að viljinn til þess að verða valin Stofnun ársins er fyrir hendi hjá okkur. Það skiptir máli fyrir okkur að áhuginn sé einlægur og byggður á staðreyndum í mannauðsmálum. Nú er síðan verkefnið hvernig við náum að komast alla leið á toppinn,” segir hann hlæjandi.
Ráðgjöf vaxandi þáttur
Hlutverk Ríkiskaupa er fjölbreytt en meginhlutverk þess er útboð á vegum ríkisins, sala á fasteignum, innkaup á ákveðnum tækjum fyrir stofnanir o.fl.
„Við fylgjum ákveðnum útboðsskyldum sem gerðar eru samkvæmt lögum um að innkaup verði að framkvæma eftir viðmiðunarfjárhæðum og framkvæma innkaup eftir útboðum sem tryggja hagsmuni allra aðila á markaði. Hins vegar erum við að færa stofnunina eftir nýrri stefnu sem felst í að veita ráðgjöf til stofnana vegna innkaupa. Þá geta stofnanirnar leitað til Ríkiskaupa og fengið ráðgjöf hvernig þær geta bætt sig og þannig bætt sína þjónustu í kjölfarið, og um leið orðið sjálfstæðari í ráðstöfun hvernig þær nýta fjármuni sína. Við gegnum líka vaxandi hlutverki að veita ráðgjöf til stofnana sem eru að leita að tækifærum í rekstri sínum, þá eigum við að vera með gögn yfir alla heildina og geta komið auga á hvar sé tækifæri til að bæta rekstur stofnunarinnar. Við erum að taka fyrstu skrefin í þessari þjónustu sem mun eiga ríkan þátt í hlutverki Ríkiskaupa í framtíðinni. Þetta er löng vegferð í að safna gögnum en um leið þurfa stofnanirnar að vera tilbúnar að eiga samtalið með okkur. Þetta flokkast undir mannauðsmál sem snýst um sérfræðiþekkingu og þá þarf starfsfólkið að vilja vera með í þessari vegferð svo hún heppnist.“
Mikil stefnubreyting
Hjá Ríkiskaupum starfar fjölbreyttur hópur, allt frá lögfræðingum, hagfræðingum, verkfræðingum og viðskiptafræðingum ásamt fólki með aðra menntun, enda engin takmörk fyrir því hvernig starfsmannahópurinn er uppbyggður. Björgvin segir samt að menntun sé ekki aðalatriðið heldur hæfni og reynsla.
„Nú má sjá að allar okkar auglýsingar gera ekki kröfur um menntun. Við gerum ekki kröfu um háskólagráður heldur hvort fólk hafi reynslu í að gera það sem við þurfum að gera. Það er mikill fjöldi af sjálflærðu fólki sem hefur mikla þekkingu í t.d. greiningarvinnu án þess að vera með til þess háskólapróf. Fólk getur haft næga þekkingu og hæfni án þess að hafa upp á vasann til þess háskólapróf. Til að geta valið hæft starfsfólk þurfum við að geta greint þörfina og hæfni hvers og eins til starfanna. Mannauðinn þarf að greina um leið og innleiðing breytts hlutverks stofnunarinnar um að veita ráðgjöf fer fram, en ekki einungis að vera útboðsstofnun. Þetta er stór aðgerð að breyta stofnuninni og þjálfa hæfni starfsfólksins. Þetta er í raun rosaleg stefnubreyting og kemur mér skemmtilega á óvart hvað allir hérna eru tilbúnir í þessar breytingar hjá stofnun sem er 72 ára gömul,“ segir Björgvin.
Fagleiðtogar sem hjálpa
Björgvin segir sig hafa verið heppinn að fá gott samstarfsfólk með sér í að innleiða stefnubreytinguna hjá Ríkiskaupum.
„Ég var rosalega heppinn að fá hingað í upphafi ferilsins inn frá ríkinu Söru Lind Guðbjartsdóttur, sviðsstjóra stjórnunar og umbóta, til að aðstoða okkur í mannauðsmálum, greina þarfir og hefja innleiðingu á þeim miklu breytingum sem ákveðnar voru. Hún hefur gríðarlega mikla þekkingu í mannauðsmálum og við ákváðum að endurskilgreina starfslýsingarnar, gera þær áhrifaríkari þannig að þær segi ekki lengur hvað eigi að gera, heldur að kjarna það hvað er að vera fagleiðtogi sem þjónar teyminu og hvernig samskiptin á vinnustaðnum skuli vera. Þetta snýst um þjónandi leiðtogahugsun.
Fagleiðtogar eru sérfræðingar í að hjálpa öðrum til að ná árangri sem skiptist t.d. í nokkra hópa sem fagleiðtogar leiða. Fagleiðtogi sem leiðir hóp eitt hjálpar sérfræðingi eða fagleiðtoga sem leiðir hóp tvö í verkefnum og þannig koll af kolli eykst þekking hópanna. Hver fagleiðtogi þarf þó að hafa ákveðna þekkingu, og þeir eiga að hjálpa hver öðrum á jákvæðan og hvetjandi hátt. Margt annað er í uppbyggingu hjá okkur í mannauðsmálum sem við byggjum miklar vonir við því okkur langar ekki til að fara til baka í gamla stjórnunarstílinn, að skipa fyrir og stjórna fólki. Við viljum ekki vera þar, heldur að skapa miklu meira frelsi fyrir einstaklinginn og sýna honum traust og virðingu. Þannig má segja að við viljum, og séum að skapa risastóra kúlu af frelsi eða athafnafrelsi fyrir starfsfólkið,“ segir Björgvin Víkingsson að lokum.
